La règle de stock
Un minimum et une quantité à commander sur la ligne de stock, par emplacement. Quand la quantité disponible passe sous le minimum, la demande est rédigée avec le fournisseur de référence et le délai déjà dessus.
Achats · Stocks et fabrication
Achetez ce dont l'entreprise a besoin. Payez ce qui est arrivé.
Du besoin à la facture comptabilisée, en cinq étapes.
Le besoin est lu, pas saisi
Une règle de réapprovisionnement, un devis accepté, un ordre de fabrication ou une intervention dit ce qui manque et pour quand. La demande d'achat en est rédigée, avec l'article, la quantité, le fournisseur de référence et la date à laquelle il est nécessaire.
Du besoin à la facture comptabilisée, en cinq étapes.
Une règle de réapprovisionnement, un devis accepté, un ordre de fabrication ou une intervention dit ce qui manque et pour quand. La demande d'achat en est rédigée, avec l'article, la quantité, le fournisseur de référence et la date à laquelle il est nécessaire.
La facture lue, rapprochée, et l'écart signalé.
La facture arrive en PDF sur un e-mail de Delaunay Group. Le fournisseur, la date, les lignes et la TVA y sont lus, chacun avec l'endroit du document d'où il vient. Elle est rapprochée du bon de commande PO-2026-0084 et de la réception du 24 sept., et le rapprochement ne concorde pas : 60 panneaux facturés, 58 comptés au quai. L'écart est sur la facture sous forme de chiffre, avec ce qu'il faut en faire, et Thomas décide en un clic au lieu de le découvrir sur le relevé bancaire en octobre.
Les fournisseurs, les prix, les délais, et ce que cela donne au total.
Ce qui déclenche une commande, qui la valide au-dessus de quel montant, et ce que reçoit le fournisseur : c'est vous qui le définissez.
Des fournisseurs avec leurs prix et leurs délais
Chaque article porte les fournisseurs qui le vendent, leur prix, leur minimum, leur délai et la dernière commande, si bien que la demande sait déjà à qui s'adresser et quand.
Les commandes cadres
Un montant ou une quantité convenus avec un fournisseur pour l'année, et chaque commande un appel sur ce contrat, si bien que le solde restant se lit au lieu de se retenir.
La commande comme document
Le bon de commande part en PDF à votre mise en page, sur un e-mail rédigé depuis la commande, retenu le temps d'un coup d'œil avant de partir.
Facturé sur ce qui a été reçu
Facturez sur la quantité commandée, sur la quantité reçue, ou en une seule facture pour plusieurs livraisons. La règle est par fournisseur, et le rapprochement la suit.
Le même bon de commande, pour un installateur qui achète par chantier et une brasserie qui achète par recette.
Ce qui s'adapte : d'où vient le besoin (un chantier, une recette, une règle de stock), ce que porte la ligne de commande (un site, un lot, un emplacement), où elle est livrée, qui la valide au-dessus de quel montant, et où son coût atterrit. Deux entreprises peuvent utiliser Achats et diverger sur chacun de ces points.
Un installateur électricien qui achète par chantier
Le besoin vient du devis accepté : les panneaux et les profilés dont la rénovation du showroom a besoin, livrés sur le chantier plutôt qu'à l'entrepôt, validés par le chef de chantier au-dessus du montant fixé, et le coût atterrit sur la marge du chantier le jour où la réception est validée.
Une microbrasserie qui achète par recette et par délai
Le besoin vient de l'ordre de fabrication : la recette dit douze sacs de malt, le stock en dit quatre, le délai du fournisseur dit de commander avant le 19 pour un brassage le 29. Aucune validation sous le montant fixé, et le coût atterrit sur le lot.
D'où vient le besoin.
Une demande d'achat n'est jamais le premier enregistrement. Derrière elle, il y a la ligne de stock, le devis, l'ordre de fabrication, l'intervention ou le collègue qui avait besoin de quelque chose, et Achats lit les cinq.
Le devis accepté
Le devis acceptéLe devis liste ce dont le chantier a besoin ; ce qui n'est pas en stock devient une demande d'achat le jour de son acceptation.
L'ordre de fabrication
L'ordre de fabricationLa recette connaît les composants, le stock sait ce qui est là, et le délai sait quand commander.
L'intervention
L'interventionLes pièces utilisées sur place sortent de la camionnette, et le minimum de la camionnette écrit la demande pour les visites de la semaine prochaine.
Le collègue
Un message qui dit ce qu'il faut et pour quand se lit en une demande d'achat, au lieu d'être ressaisi.
La règle de stock
Un minimum et une quantité à commander sur la ligne de stock, par emplacement. Quand la quantité disponible passe sous le minimum, la demande est rédigée avec le fournisseur de référence et le délai déjà dessus.
Voici votre espace de travail.
Ce qui est à commander, ce qui est commandé et pas encore reçu, ce qui est reçu et pas encore facturé, et les deux factures qui attendent une décision.
Les règles qui le font tourner.
Trois règles portent l'essentiel du travail, et chacune est une phrase lisible sur l'enregistrement où elle se déclenche. La règle de réapprovisionnement : sous ce minimum, à cet emplacement, commander cette quantité chez le fournisseur de référence. La règle de validation : une commande au-dessus de ce montant attend cette personne, et une commande en dessous est confirmée telle quelle. Le rappel : une commande dont la date prévue est passée sans réception envoie au fournisseur un message, une seule fois, rédigé depuis la commande, et le prochain contrôle a lieu une semaine plus tard. Changez le montant, la personne ou la formulation, et la règle change pour la prochaine commande, pas pour la dernière.
L'outil d'achats que vous achèteriez sinon a besoin qu'on lui saisisse le besoin.
La demande d'achat écrite par la règle de stock
- Un tableur
- Non
- Un outil d'achats
- Non
- Un module de suite
- Oui, avec leur module de stock
- Enobase
- Oui, depuis le minimum de la ligne de stock
Le besoin lu depuis le devis, l'ordre de fabrication ou l'intervention
- Un tableur
- Non
- Un outil d'achats
- Non
- Un module de suite
- Parfois
- Enobase
- Oui, la demande nomme sa source
Une demande de prix à plusieurs fournisseurs
- Un tableur
- Par e-mail
- Un outil d'achats
- Oui
- Un module de suite
- Oui
- Enobase
- Oui, les réponses côte à côte
La réception fait bouger le stock
- Un tableur
- Non
- Un outil d'achats
- Rarement
- Un module de suite
- Oui
- Enobase
- Oui, la même ligne de stock
La facture rapprochée de la commande et de la réception
- Un tableur
- Non
- Un outil d'achats
- Oui, puis exportée
- Un module de suite
- Oui, dans leur comptabilité
- Enobase
- Oui, lue par l'assistant, comptabilisée dans les mêmes livres
Le coût sur le chantier ou sur le lot
- Un tableur
- Copié
- Un outil d'achats
- Non
- Un module de suite
- Parfois
- Enobase
- Oui, le jour où la réception est validée
Délai de mise en service
- Un tableur
- Un jour
- Un outil d'achats
- Des semaines
- Un module de suite
- Des mois
- Enobase
- Une semaine
| Ce dont vous avez besoin | Un tableur | Un outil d'achats | Un module de suite | Enobase |
|---|---|---|---|---|
| La demande d'achat écrite par la règle de stock | Non | Non | Oui, avec leur module de stock | Oui, depuis le minimum de la ligne de stock |
| Le besoin lu depuis le devis, l'ordre de fabrication ou l'intervention | Non | Non | Parfois | Oui, la demande nomme sa source |
| Une demande de prix à plusieurs fournisseurs | Par e-mail | Oui | Oui | Oui, les réponses côte à côte |
| La réception fait bouger le stock | Non | Rarement | Oui | Oui, la même ligne de stock |
| La facture rapprochée de la commande et de la réception | Non | Oui, puis exportée | Oui, dans leur comptabilité | Oui, lue par l'assistant, comptabilisée dans les mêmes livres |
| Le coût sur le chantier ou sur le lot | Copié | Non | Parfois | Oui, le jour où la réception est validée |
| Délai de mise en service | Un jour | Des semaines | Des mois | Une semaine |
Questions sur Achats
Oui. Seul, c'est une demande d'achat, une demande de prix, une commande, une réception et une facture à rapprocher. Activez Stocks et la réception fait bouger le stock, et la règle de stock écrit la demande ; activez Comptabilité et la facture rapprochée est comptabilisée dans vos livres avec sa TVA.