Notes de frais · Finance
Photographié sur le téléphone au comptoir, transféré depuis la boîte mail, ou apporté par la transaction carte. Trois entrées, une seule dépense, avec la photo dessus.
Photographié sur le téléphone au comptoir, transféré depuis la boîte mail, ou apporté par la transaction carte. Trois entrées, une seule dépense, avec la photo dessus.
Ce à quoi une dépense est rattachée, ce qui la rend refacturable, ce qu'une règle approuve et ce qu'une personne approuve : c'est vous qui le définissez.
Un trajet est une ligne avec une distance et un taux, et la distance vient de la visite déjà au calendrier. Une journée en déplacement est une indemnité journalière au taux que vous fixez pour ce pays. Aucun des deux n'a besoin d'un reçu, les deux doivent atterrir sur le projet.
Une ligne de carte d'entreprise devient une dépense d'elle-même ; la personne n'ajoute que la photo, et les lignes auxquelles il en manque encore une sont listées par nom.
Les dépenses sont regroupées en une note de frais telle que vos équipes la soumettent, et c'est la note de frais qui est approuvée, remboursée et comptabilisée.
La politique est une règle sur la dépense, pas un PDF que personne n'ouvre : le montant, la catégorie, le reçu, et qui reçoit les exceptions.
Les kilomètres depuis l'intervention, l'indemnité journalière par jour
Un trajet est une ligne avec une distance et un taux, et la distance vient de la visite déjà au calendrier. Une journée en déplacement est une indemnité journalière au taux que vous fixez pour ce pays. Aucun des deux n'a besoin d'un reçu, les deux doivent atterrir sur le projet.
Ce qui s'adapte : ce à quoi une dépense est rattachée (un projet, une intervention, un véhicule), ce qui la rend refacturable et avec quelle marge, quelles catégories et quels plafonds la règle lit, qui approuve les exceptions, et où le montant atterrit. Deux entreprises peuvent utiliser Notes de frais et diverger sur chacun de ces points.
Chaque train, hôtel et déjeuner est rattaché au projet du client, refacturable par défaut, refacturé au coût majoré du pourcentage convenu sur la prochaine facture du projet, approuvé par le chef de projet quand il dépasse le plafond. Le chiffre que le chef de projet surveille est le montant des dépenses du mois pas encore sur une facture.
Le carburant et les pièces sont payés avec la carte, rattachés à la camionnette et à l'intervention, jamais facturés, approuvés par une règle parce que du carburant sur une carte d'entreprise n'a besoin de personne, et ils atterrissent sur le coût du véhicule et sur celui de l'intervention. Les trajets en voiture personnelle sont des frais kilométriques au taux fixé par l'entreprise.
La photo dit une brasserie à Anvers, 16 septembre, 48,60 €. Le calendrier dit que Karim était au relevé du chantier Atelier Nord à Anvers ce jour-là. La dépense est donc proposée complète : montant, date, TVA, catégorie, et le projet le plus probable, avec la source de chaque donnée écrite à côté. Karim la confirme, ou modifie un champ, au lieu de saisir le reçu dans un formulaire.
Ce à quoi une dépense est rattachée, ce qui la rend refacturable, ce qu'une règle approuve et ce qu'une personne approuve : c'est vous qui le définissez.
Voir Comptabilité.
Les livres. Chaque dépense approuvée est une écriture avec sa TVA, son compte et sa dimension analytique dès son approbation, et le cycle de remboursement laisse le compte bancaire lettré avec la note de frais qu'il règle.Voir Projets.
Le coût du projet. Les dépenses sont à côté des heures dans le coût du projet, si bien que la marge sur la rénovation du showroom inclut les déjeuners et les billets de train, pas seulement les journées.Voir Flotte.
Le véhicule. Le carburant, les péages et les pièces rattachés à une camionnette sont le coût de la camionnette pour le mois, lu au kilomètre à côté de son entretien.La carte est utilisée à 12 h 41 et le téléphone le signale, avec un seul bouton : ajouter le reçu. La photo est prise au comptoir, la dépense est lue avant la fin du café, et le projet est déjà suggéré depuis le calendrier du jour. Rien ne reste dans un portefeuille jusqu'à la fin du mois.
Les notes de frais du mois : qui a soumis, ce qu'une règle a validé, ce qui attend une personne, ce qui est remboursé, et combien est refacturable mais pas encore sur une facture.
Un reçu photographié sur le téléphone
La dépense rattachée au projet ou au véhicule
Approbation par une règle, puis par une personne
Refacturée sur la facture du client
Les kilomètres depuis la visite au calendrier
Comptabilisée avec sa TVA et remboursée
Délai de mise en service
| Ce dont vous avez besoin | Un tableur | Un outil de notes de frais | Un module de suite | Enobase |
|---|---|---|---|---|
| Un reçu photographié sur le téléphone | Non | Oui | Oui | Oui, et lu dans l'enregistrement |
| La dépense rattachée au projet ou au véhicule | Une colonne | Une étiquette | Oui | Oui, avec son coût sur le projet et sur la camionnette |
| Approbation par une règle, puis par une personne | Par e-mail | Oui | Oui | Oui, avec la raison du blocage |
| Refacturée sur la facture du client | Copié | Exporté | Oui, dans leur facturation | Oui, au coût ou au coût majoré, sur la facture du projet |
| Les kilomètres depuis la visite au calendrier | Saisie à la main | Saisie à la main | Rarement | Oui, depuis l'intervention |
| Comptabilisée avec sa TVA et remboursée | À la main | Exporté | Oui | Oui, avec le cycle de remboursement |
| Délai de mise en service | Un jour | Un jour | Des mois | Une semaine |
Oui. Seul, c'est un reçu, une note de frais et une approbation. Activez Projets et la dépense atterrit sur un coût ; activez Facturation et une dépense refacturable atterrit sur une ligne ; activez Comptabilité et elle est comptabilisée avec sa TVA.
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