Flotte · Ressources humaines
Chaque véhicule sur une ligne : conducteur, fin de contrat, prochain entretien, prochain contrôle technique, coût du mois, statut. Triez par ce qui se termine en premier.
Chaque véhicule sur une ligne : conducteur, fin de contrat, prochain entretien, prochain contrôle technique, coût du mois, statut. Triez par ce qui se termine en premier.
Et cela prend la forme de votre flotte : quinze camionnettes avec chacune son stock de pièces, ou six voitures de société avec une ligne sur la fiche de paie.
Le leasing, l'assurance, la carte carburant, le contrat d'entretien : chacun avec son coût mensuel, sa date de fin, son plafond kilométrique et l'alerte avant l'échéance.
L'entretien à 92 000 km et le contrôle technique annuel sont planifiés à partir du compteur et du calendrier, et la camionnette est bloquée dans Planning la matinée où elle est à l'atelier.
Chaque plein est une ligne avec litres, prix et kilométrage, depuis le flux de la carte ou le ticket, et la consommation aux 100 km s'en déduit. Un plein qui ne trouve pas de véhicule reste listé par nom jusqu'à ce qu'il en trouve un.
Une bosse signalée depuis le téléphone avec deux photos devient une déclaration sur le contrat d'assurance et une réparation réservée à l'atelier, et le statut du véhicule suit.
Une camionnette sans conducteur attitré se réserve par personne et par jour, donc à n'importe quelle date le véhicule sait qui l'avait.
Le contrôle technique dans trente jours, le leasing qui se termine, la checklist de restitution pas commencée, le plein sans véhicule : un message chacun, à la personne qui peut agir.
Un véhicule, ouvert : son conducteur, son contrat, son assurance, ses contrôles techniques, son carburant, ses coûts et ses amendes, avec les interventions et les notes de frais imputées dessus qui remontent des applications voisines.
Ce qui s'adapte : ce qu'un véhicule est pour l'entreprise (un outil qui va au chantier, ou un avantage qui rentre à la maison), les champs qu'il porte, qui est son conducteur et depuis quelle fiche, sur quoi son coût atterrit, et ce qui se passe à sa restitution. Deux entreprises peuvent utiliser Flotte et être en désaccord sur chacun de ces points.
Un véhicule est un outil de travail. Il porte le technicien depuis la fiche employé, le stock de pièces à bord, les interventions sur lesquelles il est planifié, la carte carburant, et l'amende rapprochée de celui qui le conduisait ce jour-là. Son entretien est une tâche de maintenance calée entre deux interventions, et son coût atterrit sur les interventions où il s'est rendu.
Un véhicule fait partie d'un contrat. Il porte la catégorie de la car policy, l'avantage sur la fiche de paie, la contribution propre de l'employé, les dates de commande et de livraison, et la checklist de restitution qui se lance quand quelqu'un part. Pas d'interventions, pas de stock : son coût atterrit sur le coût de l'employé, et sa fin de leasing se lit face au contrat.
L'avis arrive avec une plaque, une date et une heure. Le planning dit qui avait la camionnette : Karim, sur la route entre la matinée chez Atelier Nord et l'après-midi chez Maison Berger, à 10:12. L'amende atterrit sur le véhicule, sur Karim et sur l'intervention du jour, et l'une de deux choses se produit : elle lui est refacturée, comme une ligne sur sa fiche réglée selon votre politique, ou elle est contestée, avec le motif et les documents sur l'amende. Une camionnette de pool ne fait pas exception, parce que la réservation dit qui avait les clés.
Un véhicule est créé à la signature du leasing, ou importé depuis la feuille que vous tenez aujourd'hui. À partir de là, il collecte : le conducteur qu'Employés lui assigne, le carburant et les péages que Notes de frais impute dessus, l'entretien que Maintenance planifie, les interventions sur lesquelles Interventions l'envoie. Et il produit le chiffre que personne n'avait : ce que ce véhicule coûte, par mois, par kilomètre, par conducteur, lu dans des fiches qui existaient déjà pour une autre raison.
La fiche employé, avec la clause du contrat, le permis et la restitution au départ. Voir Employés.
Conducteur assignéUne ligne de frais sur le véhicule, dans la comptabilité avec sa TVA, et sur l'intervention quand il y en a une. Voir Notes de frais.
Carburant payéUne tâche de maintenance avec ses pièces et ses heures, et la camionnette bloquée dans Planning pour cette matinée. Voir Maintenance.
Entretien à prévoirLa camionnette dessus, pour que les kilomètres, le carburant et l'amende de ce jour-là aient une tâche où atterrir. Voir Interventions.
Intervention planifiéeLe leasing depuis le contrat, le carburant depuis la carte, l'entretien depuis la tâche, l'amende depuis l'avis : chacun a été enregistré pour sa propre raison, et le coût par véhicule est ce qu'ils totalisent, sans tableur.
Une barre par véhicule, répartie selon ce qui l'a composée : leasing, assurance, carburant, entretien, péages et pièces, amendes. La camionnette qui coûte le plus est celle qui a le plus roulé, et le graphique le dit aussi en kilomètres.
Litres et euros par mois, par véhicule et aux 100 km, face au même mois de l'année dernière.
Le total mensuel de chaque contrat, ceux qui se terminent cette année, et les plafonds kilométriques qui seront dépassés.
Le coût d'entretien et de réparation de l'année face à ce que prévoient les contrats, par véhicule et pour la flotte.
Combien, pour quel montant, refacturées ou contestées, et quels véhicules les accumulent.
Les mêmes coûts lus par personne plutôt que par véhicule, pour l'entretien d'évaluation et pour la car policy.
Le coût par véhicule, par mois
Une barre par véhicule, répartie selon ce qui l'a composée : leasing, assurance, carburant, entretien, péages et pièces, amendes. La camionnette qui coûte le plus est celle qui a le plus roulé, et le graphique le dit aussi en kilomètres.
Il sait où est la camionnette, ce qu'elle a consommé et quand son entretien est dû. Il n'a jamais rencontré le contrat du conducteur, la ligne de frais ni l'intervention.
Le véhicule avec son contrat, son assurance et ses contrôles techniques
Le conducteur est la fiche employé
Le carburant et les péages sont des lignes de frais dans la comptabilité
L'entretien est une tâche de maintenance avec pièces et heures
La camionnette sur l'intervention où elle s'est rendue
L'amende rapprochée du conducteur de ce jour-là
Le coût par véhicule, par conducteur, par kilomètre
Délai de mise en service
| Ce dont vous avez besoin | Un tableur | Un outil de gestion de flotte | Un module de suite | Enobase |
|---|---|---|---|---|
| Le véhicule avec son contrat, son assurance et ses contrôles techniques | Des colonnes | Oui | Oui | Oui, une seule fiche |
| Le conducteur est la fiche employé | Un nom | Un contact | Parfois | Oui, avec le contrat et la fiche de paie |
| Le carburant et les péages sont des lignes de frais dans la comptabilité | Copié | Un rapport | Oui, dans leur comptabilité | Oui, sur le véhicule et dans la comptabilité |
| L'entretien est une tâche de maintenance avec pièces et heures | Non | Un rappel | Oui | Oui, et la camionnette est bloquée dans Planning |
| La camionnette sur l'intervention où elle s'est rendue | Non | Non | Rarement | Oui, depuis le planning |
| L'amende rapprochée du conducteur de ce jour-là | À la main | Parfois | Non | Oui, refacturée ou contestée |
| Le coût par véhicule, par conducteur, par kilomètre | Une formule | Oui, depuis leurs données | Oui, depuis les leurs | Oui, depuis celles de tous |
| Délai de mise en service | Un jour | Une semaine | Des mois | Une à deux semaines |
Oui. Seul, c'est le véhicule, ses contrats, ses contrôles techniques, son carburant et ses coûts. Activez Employés et le conducteur est la fiche employé ; activez Notes de frais et le carburant et les péages sont des lignes de frais dans la comptabilité, pas des chiffres saisis deux fois.
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